Yhteiskehitellen arjen työtä sujuvammaksi – Muutosvuoropuhelu-menetelmän kokeilut Tukenassa

TUKENA HALLINTO, TURKU

Ajatukseen jatkuvasta muutoksesta on jo monilla työpaikoilla totuttu. Muutos voi tulla työn arkeen monella tavoin: se voi olla tiedossa, tulla yllättäen tai pikkuhiljaa, vähitellen hiipivänä ajan myötä toimintaa toiseksi muuttaen. Muutosten yhteenkietoutuminen ja moninaisuus hämmentää työyhteisöjä ja aiheuttaa monenlaista päänvaivaa, kysymyksiä ja epätietoisuutta. Muuttuvan työn kokonaiskuvaa voi olla vaikeaa hahmottaa. Monilla työpaikoilla onkin pohdittu, millaista työtä ja työyhteisöä kohti ollaan lähitulevassa menossa ja miten ottaa haltuun uusia haasteita työyhteisönä. 

KVPS Tukena Oy on ollut mukana Työterveyslaitoksen Muutosvuoropuhelu yksilöllisen ja yhteisöllisen kehittämistyön yhdistävänä mallina -hankkeessa (2018-2021). Hanketta rahoittaa Työsuojelurahasto. Tukena oli mukana menetelmän kehittelyssä tutkija-kehittäjien kanssa hankkeen aikana. Menetelmä tukee kokonaisuuden ja nykytilan hahmottamista. Arjen työprosesseja voidaan tarkastella sitä vasten. 

Tukenan Varsinais-Suomen yksiköiden johtajat pääsivät perehtymään ja kokeilemaan menetelmää omissa yksiköissään. Syyskuussa 2020 kaikki Tukenan yksiköiden johtajat ja palvelupäälliköt osallistuivat Muutosvuoropuhelu-menetelmän koulutukseen. Tukenalaiset loivat menetelmän käytölle tavoitteet omiin tarkoituksiinsa: tarkoitus on upottaa menetelmä työkaluksi osana Tukenan jo olemassa olevia prosesseja, kuten tuloskorttityöskentely ja kehityskeskustelut. Menetelmä toimii myös esimiehen ja työyhteisön työkaluna yhteisen keskustelun, oppimisen ja kehittämisen pohjaksi. 

Muutosvuoropuhelu-menetelmän uutuus on, että sen avulla tuetaan rinnakkain sekä työyhteisön yhteisen työn sujuvuutta että kunkin työntekijän toimijuutta ja ammatillista kehitystä. Menetelmä ohjaa yhteiskehittelyyn, jossa jokaisen työntekijän ääni saadaan kuuluvaksi ja kaikki ideat yhteiseen keskusteluun. Menetelmä tarjoaa välineen jäsentää asioita yhdessä työyhteisönä. Työntekijöille avautuu uudenlainen vaikuttamismahdollisuus arjen työn tarkastelun kautta. Työntekijät tuovat keskusteluun työstä asioita sellaisina kuin ne arjessa heille näyttäytyvät.

Lyhyesti sanottuna työskentely kiteytyy kysymyksiin: missä me olemme työyhteisönä ja mitä kohti olemme lähitulevassa menossa? Mitkä ovat meidän työyhteisömme voimavarat ja vahvuudet ja toisaalta, miten työyhteisönä otamme haltuun kehittämistä vaativat asiat. Yhteisen työskentelyn rinnalla jokaisella työntekijällä on mahdollisuus itsenäisesti ja parin kanssa peilata omaa ammatillista tilannettaan suhteessa yhdessä hahmotettuun kokonaisuuteen: miten omatyö on muuttumassa, mikä tuo mielekkyyttä juuri minun työhöni – mikä puolestaan voi tuntua vieraalta tai vaikealta ja miten tämän haasteen kanssa pääsisi eteenpäin. Työskentelyn myötä syntyy kokonaiskuva meidän työyhteisöstämme ja mitä me yhdessä haluamme kehittää työssämme. Konkreettisia tuloksia työskentelystä ovat yhdessä hahmotettua lähitulevaa kohti vievät kokeilusuunnitelmat, joita työyhteisö lähtee toteuttamaan käytännössä. 

Työskentely menetelmän äärellä herätti vilkasta keskustelua ja nosti työn muutoksesta esiin erilaisia näkökulmia, kuten tarkoitus onkin. Toisaalta tunnistettiin kaikille tuttuja asioita, toisaalta esiin nousi asioita jotka ovat paikallisempia. Pohdintaa herätti esimerkiksi digitalisaation tuomat kysymykset ja mahdollisuudet ja kasvavan organisaation yhteisöllisyyden tukeminen. Pohdinnat uusista asiakasryhmistä ja lähitulevista asiakastarpeista olivat tärkeitä. Niihin liittyen nostettiin esiin, että työyhteisön kehittämistyö palvelee ennen muuta niin lyhyellä kuin pitkällä aikajänteellä myös asiakkaiden parasta. Tukenassa kokeiluaiheiksi muotoutuivat mm. asiakkaiden omaohjaajatoiminnan sekä kirjaamisen ja dokumentaation kehittäminen. 

Kevät oli monella työpaikalla poikkeuksellista aikaa koronan takia. Niin myös tukenalaiset joutuivat muokkaamaan toimintatapojaan ja tekemään järjestelyjä, jotta epidemia haittaisi mahdollisimman vähän asiakkaiden elämää ja henkilöstön päivittäisiä rutiineja. Vaikka Tukenassa oli jo ennestään totuttu esimerkiksi etäyhteyksien hyödyntämiseen henkilöstön paikallisessa ja valtakunnallisessa yhteistyössä, nosti poikkeuksellinen tilanne vielä selkeämmin esiin esimerkiksi kysymyksen yhteisöllisyyden säilyttämisestä digiaikana. 

Tukenassa on oivallettu, että toiminnan kehittämisestä ja yhteisöllisyyden ylläpidosta on pidettävä huolta myös ja erityisesti poikkeusoloissa. Kehittäminen ja yhteisöllisyys ei voi joutua katkolle. Muutosvuoropuhelu-menetelmän kokeilu osuikin tässä tilanteessa sopivaan kohtaan ja se voitiin valjastaa osaksi meneillään olevaa tuloskorttityöskentelyä.

Menetelmän kokeilut rohkaisevat ottamaan menetelmän kehittämisen työkaluksi. Perehdytyksen ja jo yksikössä tehtyjen kokeilujen pohjalta syntyi kokemus, että olemme yhdessä tärkeä asian äärellä. Meillä jokaisella on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa omaan ja yhteiseen työhön. Tutkimustenkin valossa tämä lisää työn sujuvuutta, työhyvinvointia ja työn mielekkyyden kokemusta. Tukenassa menetelmä nähdään käyttökelpoiseksi kehittämisen välineeksi erilaisissa työyhteisön muutostilanteissa, joissa halutaan päästään yhteisvoimin uusiin ratkaisuihin ja eteenpäin.

Blogin kirjoitti Nina Olin ja Hilkka Yli-Sassi Työterveyslaitokselta.

Jaa blogi ystävillesi